Curso de gestión de contactos con Office 2010 – Transferir contactos entre Excel y Outlook

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TRANSFERIR CONTACTOS DESDE EXCEL A OUTLOOK

Es posible que por algún motivo tengamos los contactos almacenados en un fichero de Excel como hemos tratado de emular en el ejercicio anterior y que ahora que sabemos trabajar y organizar mejor estos contactos utilizando Outlook queramos transferirlos para aprovechar las capacidades de comunicación y organización del mismo, pero claro, hacerlo de forma manual y uno por uno haría esta tarea demasiado costosa.

Para poder realizar esto deberemos de seguir los siguientes que veremos en el vídeo pero que para facilitar su consulta paso a describir brevemente en este documento:

1. Deberemos de crear un contacto en una carpeta de contactos vacía de Outllok y rellenar en este los mismos campos que constan en nuestra lista de contactos de Excel
2. Una vez tenemos el contacto deberemos de exportarlo la carpeta que lo contiene en formato de Excel 2003
3. Abrimos en Excel nuestro archivo con los contactos que queremos transferir y el archivo de Excel que nos ha generado Outllook
4. Respetando los campos vamos copiando todas las columnas de nuestro Excel de contactos al fichero Excel que nos ha generado Outlook eliminando a su vez los datos existentes
5. Una vez hemos copiado todos los contactos de nuestro ficheros al fichero plantilla de Outllok lo deberemos de guardar como archivo CSV separado por comas
6. Abrimos este archivo con el notepad y sustituimos todos los símbolos de “;” punto y coma, por el símbolo “,” coma.
7. Volvemos a Outlook y accedemos a la opción de importar y seleccionamos Importar de otro programa o archivo y después seleccionamos Valores separados por comas (Windows)
8. Hecho esto seguimos los pocos pasos del asistente que quedarán seleccionando cuando se nos solicite la carpeta contactos de destino a la que se importarán los contactos. Recomiendo crear una carpeta para una vez importados los contactos poder clasificarlos y agruparlos tranquilamente.

TRUCO: Para ahorrar tiempo a la hora de copiar los contactos de nuestro Excel al Excel que utilizamos como plantilla utiliza la combinación de teclas “Ctrl + TAB” para alternar entre un libro de Excel y otro, también te serán útiles las combinaciónes de teclas “Ctrl + C” y “Ctrl + V” para copiar y pegar los contactos.



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