Grupos de distribución

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Los grupos de distribución son muy utilizados en las empresas ya que nos proporcionan una serie de ventajas importantes.

Voy a tratar de explicarlo con un ejemplo. supongamos que tenemos una empresa con muchos trabajadores y varios departamentos que pueden ser:

Contabilidad
Comercial
Servicio Técnico
Administración

Por ejemplo, ahora digamos que en cada departamento hay trabajando 5 personas y los trabajadores de un mismo departamento tienen que tener acceso a la misma información, si tuvieramos que comunicarnos con el departamento comercial por ejemplo deberiamos mandar cinco mensages de correo para asegurarnos que todos los trabajadores estan recibiendo la información y así pasaría con todos los empleados, lo más complicado sería tener que enviar un documento general de interés para todos los trabajadores lo que nos llevaría a tener que mandar muchos correos lo que nos va a perjudicar en varios aspectos, si somos nosotros los que enviamos los correos nos va a llevar mucho tiempo y el servidor que lo reciba trabajará más.

Con los grupos de distribución evitamos estas molestias ya que podemos crear tantos grupos de distribución como sean necesarios y ahorrar tiempo a nuestros clientes y recursos a nuestro servidor.

En el ejemplo expuesto podemos crear un grupo de distribución con el nombre de cada departamento que podría ser comercial@miempresa.com o stecnico@miempresa.com por emjemplo, cuando creamos el grupo de distribución se nos va a preguntar que usuarios o grupos de usuarios lo van a recibir, si tenemos ya los grupos creados perfecto si no con ir añadiendo uno por uno a los usuarios al grupo de distribución bastará, este es un proceso que solo vamos a tener que realizar una vez así que podemos invertir unos minutos añadiendo los usuarios a mano, de todas formas en empresas muy grandes se suelen crear los grupos para poder tener un mayor control a la hora de aplicar directivas y gestionar correctamente a los usuarios.

Supongo que no hace falta decir que los usuarios que pertenecen a un grupo de distribución recibirán además de los correos a su nombre (p.e. usuario@miempresa.com) los correos mandados a los grupos de distribución que pertenezca el usuario. Yo he podido comprobar ahora mismo al tener que crear uno que Microsoft Windows for Small Business Server 2003 Standard crea por defecto un grupo de igual nombre del dominio que registramos en exchange, es decir, si la empresa se llama, Juan electrodomésticos y tenemos el dominio Jelectrodomesticos.com registrado en internet y a su vez en Exchange Server (decir que exchange server Standard no es multidominio lo que no nos va a permitir recibir correos de varios dominios diferentes en un único servidor para esto es necesario que saltemos a la versión enterprise) Windows SBS va a crear un grupo de distribución que sería jelectrodomesticos@jelectrodomésticos.com con todos los usuarios dentro de este.

Y espero haber aclarado el tema un poco, de todas formas si os surgen dudas preguntadme que trato de contestar lo antes posible, un saludo a todos.

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